Périer Voyages en ordre de bataille

« Quand les pros font le buzz” titrait une enquête réalisée par Tourisme de Groupe dans son numéro 10… Des pros qui ont choisi de se lancer dans l’organisation de leur propre salon des voyages ou autres workshops, ciblant notamment les décideurs groupes. Des événements à la fois festifs, conviviaux,… et studieux, faits de rencontres et d’échanges, qui sont l’occasion pour les entreprises, appuyées par la présence de leurs prestataires habituels, de mettre en avant leur offre. Un moyen aussi de fidéliser leurs clients (tout en essayant d’en conquérir d’autres), et d’anticiper sur les ventes futures. Mais, le but premier n’est pas de vendre à tout prix (même si ce type d’opération y contribue forcément). On est davantage dans le relationnel et la fidélisation. Des constats que ne manquaient pas de souligner, lors de cette enquête, Anne-Sophie Lecarpentier, responsable de la production groupes et Gir au sein de Périer Voyages. Et l’entreprise normande sait de quoi elle parle, puisqu’elle en était à son 9^ème “Rendez-vous des Voyageurs” (il n’a lieu que tous les deux ans) les 24 et 25 janvier derniers, organisé cette année dans le cadre du Mémorial de Caen. Tourisme de Groupe était aussi… à ce rendez-vous.

Pourquoi se lancer dans une telle aventure? “L’objectif est de mettre nos prestataires, donc nos fournisseurs, en contact avec nos clients, explique Anne-Sophie Lecarpentier. Une telle opération a un côté rassurant pour notre clientèle. C’est aussi mettre en évidence les bonnes relations qu’entretient Périer Voyages avec ses prestataires. Cela met en confiance”. Cela sous-entend que seuls sont présents des exposants qui collaborent avec l’entreprise, comme le confirme Anne-Sophie Lecarpentier. “Ce sont uniquement des prestataires avec qui nous travaillons depuis de nombreuses années, dont les produits sont proposés par Périer Voyages”. Un aspect qui a des fois échappé à quelques décideurs groupes invités que nous avons interrogés. Pourquoi? Parce qu’ils auraient “parfois envie d’en savoir un peu plus sur une destination” par exemple, et donc “ne pas se limiter aux seuls programmes de Périer Voyages présentés sur les tables”, nous ont dit certains. Il faut savoir, en effet, qu’aucune autre documentation n’est autorisée sur les tables des exposants. “C’est une règle du jeu à respecter, explique Anne-Sophie Lecarpentier. Nos partenaires viennent appuyer notre programmation présentée en brochure, avec pour objectif de convaincre les clients de faire étape chez eux”. Et les exposants adhéraient au principe, nous confiant même que lorsqu’il y avait “toute autre demande dépassant le cadre de l’offre proposée”, ils “invitaient les clients à s’adresser directement auprès de Périer Voyages”, qui bien entendu disposait d’un stand dans le cadre de la manifestation (en fait trois avec les Cars Périer et les Cars Adrien). Jouer finalement les commerciaux pour l’entreprise normande ne les mettaient pas en porte-à-faux parce que “nous avons le même objectif: faire venir des clients”. Tous les exposants étaient unanimes sur ce point! Mais, si cette relation exposants/entreprise échappait à certains, pour d’autres tout était clair: “Je viens rencontrer les prestataires de notre autocariste Périer Voyages pour avoir de plus amples informations sur les différentes prestations proposées dans sa brochure. Car c’est évidemment vers lui que je m’adresserai ensuite lorsque l’association se sera décidée sur une sortie ou un voyage”, confiait l’un d’entre eux, résumant ainsi l’avis général.

Que venaient plus particulièrement chercher tous ces décideurs groupes, dont certains se déplacaient pour la première fois à la manifestation? Qu’ils soient issus du secteur associatif ou représentant des comités d’entreprise, l’objectif était de “trouver de nouvelles idées car ils « étaient déjà allés un peu partout (de fait, ils portaient une certaine attention aux nouveaux sites récemment ouverts, ndlr), et en particulier dans le cadre d’excursions journées ». Même s’ils reconnaissaient « sortir de moins en moins ces dernières années ». Les demandes concernant des séjours venaient ensuite. Elles étaient plus particulièrement issues des comités d’entreprise, et axées sur les voyages à l’étranger. Si les formules d’une journée étaient privilégiées, c’est parce que « les budgets sont plus serrés » , en dévoilant dépenser en moyenne entre 50 et 100 euros pour une journée. De plus, ils soulignaient « qu’arrivés à un certain âge et en raison de difficultés physiques, tout déplacement se devait d’être limité ». Il suffisait de circuler dans les allées de la manifestation pour entendre notamment: « On cherche des programmes où on ne marche pas trop ».. Pour des séjours à l’étranger, les représentants des comités d’entreprise annoncaient mettre jusqu’à 1 500 euros par personne… Quand d’autres clients balayaient du regard les programmes proposés « pour regarder d’abord les prix », avant d’engager toute conversation avec un exposant. Certains décideurs groupes avaient d’ailleurs déjà réservé leurs sorties ou voyages pour 2013, et se préparaient pour 2014…

Mettre en place le « Rendez-vous des Voyageurs » c’est un « travail de longue haleine », relève Anne-Sophie Lecarpentier, responsable de la production groupes et GIR chez Périer Voyages. « C’est toute une logistique à maîtriser pour assurer une organisation sans faille ». Pour ce 9^ème rendez-vous, tout a commencé un an auparavant par la recherche d’un lieu « ayant une capacité suffisante pour accueillir à la fois les exposants et les clients en déjeuner » poursuit-elle. Et toujours différent d’une édition à l’autre. Un lieu, obligatoirement programmé dans l’offre de l’entreprise (un prestataire habituel ou un nouveau qui a fait son entrée en brochure), et qui de plus ne doit pas être trop éloigné des points de ramassage des clients par les autocars, soit à pas plus de deux voire trois heures de route. Concernant les différentes prestations du Mémorial, « l’opération est assimilée à un eductour, précise Anne-Sophie Lecarpentier. Les salles, la mise à disposition du personnel et la visite guidée du site sont offerts dans le cadre de ce Rendez-vous des Voyageurs »?

Une fois l’espace trouvé et bloqué (suivi d’au moins deux à trois visites sur place pour régler tous les détails techniques), l’entreprise planche sur le budget d’une telle opération,… et pour ce 9^ème “Rendez-vous des Voyageurs”, il s’est établi autour de 80 000 euros, « financé pour une grande partie par les exposants pour occuper un stand, avec en option le déjeuner », souligne Anne-Sophie Lecarpentier, qui n’a pas souhaité détailler plus… Les exposants justement! C’est l’étape suivante. Périer Voyages leur enverra un courrier les conviant à participer à l’événement.

« À chaque manifestation, 10 % environ des exposants sont nouveaux par rapport à l’édition précédente », indique Anne-Sophie Lecarpentier. Dans ce courrier sont aussi spécifiées les conditions de participation, et notamment: “(….) vous commercialiserez, avec vos connaissances et votre passion, nos produits sélectionnés incluant le transport, les repas et les diverses prestations au programme dans lequel vous figurez”. La chose est dite. Joint à cet envoi: un “bulletin de réservation de chambre”, dont la gestion a été confiée – pour ce 9^ème rendez-vous – à l’office de tourisme de Caen. “En matière d’hébergement, nous ne gérons rien, mais les tarifs ont été négociés pour l’occasion”, glisse Anne-Sophie Lecarpentier. Les exposants ont, bien sûr, une date limite pour s’inscrire, “mais nous n’effectuons pas de relance, vient qui veut!”, poursuit-elle. Suivent d’autres courriers, qui seront envoyés début décembre: ceux s’adressant aux décideurs groupes. Tous seront invités. Il s’agit ensuite de préparer les brochures groupes (l’une pour les seniors, l’autre pour les comités d’entreprises). « Les brochures doivent évidemment êtres prêtes au moment de la manifestation », souligne Anne-Sophie Lecarpentier. Elles seront d’ailleurs remises aux clients, avec leur badge et le programme de la journée, au départ de leur car. Le tout glissé dans une sacoche noire estampillée Périer Voyages, … avec un stylo en cadeau! « Nous concevons nous-mêmes les programmes, poursuit Anne-Sophie Lecarpentier; puis avant l’édition, nous faisons valider les pages auprès des prestataires concernés, qui seront présents à la manifestation”. Parallèlement à cette étape sont décidés les thèmes des conférences qui se tiendront pendant les deux journées. « Tout dépend de l’offre que nous souhaitons mettre plus particulièrement en avant, poursuit-elle. Pour cette édition, nous avons choisi de parler des États-Unis, et en particulier la côte Est, ainsi que des croisières fluviales en Russie ». Ces conférences seront animées par des exposants. Restera encore à assurer le planning des cars et des conducteurs. Et à J − 1 de l’ouverture de la manifestation, place à l’installation et à l’accueil des exposants. Avant deux journées denses, dont il faudra ensuite assurer le suivi via l’équipe commerciale de Périer Voyages. En attendant la prochaine édition prévue pour 2015…

• 120 exposants (réceptifs étrangers, croisiéristes, hôteliers, restaurateurs, institutionnels, parcs d’attractions, sites, musées, zoos, châteaux, cabarets,…).

• 1 200 clients invités (des décideurs groupes uniquement) issus du secteur associatif et des comités d’entreprise. Ils venaient de Fécamp, Rouen, Le Havre, Goderville, Barentin, Dieppe, Lillebonne, Neufchâtel, Evreux, Vernon, Pont-Audemer, Honfleur, Duclair, Val-de-Reuil,…

• 22 cars mobilisés (12 le premier jour, 10 le second jour).

• 18 personnes de Périer Voyages mobilisées.

• 38 personnes du Mémorial mobilisées pour assurer le service du déjeuner.