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Voyage d'affaires : Avexia passe les dépenses perdues au crible


Publié le : 25.03.2015 I Dernière Mise à jour : 08.02.2018
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I Crédit photo De g. à d. : Julien Chambert (Avexia), Benoît Vigilant (MAN Camion), Nordine Iguedjtal (Navendis), Marie Dalahaye (Salins) et Stéphane de Laforcade (HCorpo), ce matin au salon Market Place. ©CC

Le 5e Observatoire de la TMC, présenté ce matin sur le salon Market Place, est consacré aux dépenses difficiles à capter.

La travel management company Avexia a livré ce matin les résultats de son 5e Observatoire, dans le cadre du salon Market Place à Paris. Sur le thème "A la recherche des dépenses perdues", les intervenants de la table ronde (travel managers et fournisseurs) ont fait un point sur les types de dépenses à optimiser dans les entreprises.

Selon Julien Chambert, directeur des ventes d'Avexia, cinq familles de dépenses sont difficiles à capter : la prévention (assurances, visas, vaccins, etc.) ; le transport routier (indemnités kilométriques, VTC, parkings) ; les frais ancillaires en aérien, mais aussi en location de voitures et en hôtellerie ; la restauration ; et, bien sûr, les frais d'hôtellerie, qui représentent de 20% à 40% des dépenses.

"Au global, de 30% à 40% des dépenses échappent au contrôle de l'entreprise et ne sont pas gérées par les TMC, constate-t-il. Le rôle de l'agence est de conseiller et d'accompagner les clients en amont pour décrypter les frais cachés. Il y a une manne d'opportunités à proposer."

Budget hôtellerie sous surveillance

Et de donner quelques pistes à suivre : détecter les doublons d'assurances, proposer des abonnements annuels avec de nouveaux acteurs comme les VTC Navendis ou le système Smart Parking, négocier des options de refueling avec les loueurs de voiture, ou intégrer certains services annexes aériens dans les politiques voyages. 

Quant au budget hôtellerie, il mérite une attention particulière. "Sur le marché français, on compte beaucoup d'établissements indépendants, et le paiement est difficile à centraliser", précise Julien Chambert. "En outre, ajoute Stéphane de Laforcade, président de HCorpo, le tarif que le voyageur a réservé n'est pas celui qu'il paye à la fin, car il y a des extras cachés."

La solution serait de définir un vrai référencement hôtelier en amont, et de l'intégrer dans une plate-forme qui centralise le paiement et garantit un reporting. Mais le changement met du temps à s'opérer. Benoît Vigilant, travel manager de MAN Camion, témoigne : "Nous avons intégré nos accords locaux et internationaux dans une plate-forme de réservations. Nous remboursons 400 000 euros en notes de frais sur l'hôtellerie, dont 25% passent par l'outil au bout de deux ans d'utilisation. Nous visons 50% d'ici deux ans", conclut-il. Il reste de la marge de progression

Catalina Cueto


 

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