Expensya propose aux entreprises de gérer de façon automatisée les factures de leurs collaborateurs. Au travers du partenariat avec KillBills, ils vont plus loin en connectant les dépenses en ligne mais aussi celles générées dans le monde réel. Explications avec Karim Jouini, co-fondateur et président d’Expensya.
Pouvez-vous présenter Expensya ?
Karim Jouini : « Nous proposons aux entreprises des solutions de gestion de dépenses automatisées. Nous vendons aux directeurs financiers une solution collaborative pour gérer toutes les dépenses.
Nous avons démarré avec le voyage d’affaires et nous avons été connus pour la gestion des notes de frais. Puis notre offre s’est étoffée avec les achats généraux, soit une masse de petits achats qui représentent un enfer à gérer, et ceux effectués en ligne.
On va jusqu’à équiper les entreprises de cartes de paiement Expensya, qui utilisent les comptes des sociétés tout en respectant la politique de l’entreprise et ses budgets. »
Vous vouliez aller plus loin dans le service offert ?
K.J. : « Quand on équipe un collaborateur, l’entreprise rencontre deux problématiques. Il y a d’abord la sécurité liée à l’utilisation des cartes, c’est-à-dire comment sécuriser l’argent de l’entreprise. Le service est très paramétrable, ce peut être un accord pour un montant mensuel pour des invitations clients mais pas d’abonnement en ligne, sauf si une demande est faite.
Le deuxième axe concerne les factures. En moyenne en France, la moitié des factures est perdue. La meilleure façon de ne pas les perdre est de les sécuriser automatiquement. Par exemple Uber remonte directement ses factures dans Expensya. Nous avons plus de 200 acteurs en ligne : LinkedIn, Amazon, des acteurs de voyages, des services B2B, des opérateurs de télécommunication... »
Qu’apporte en plus la solution KillBills ?
K.J. : « Comme on travaillait très bien avec le web, on a voulu répéter cela dans le monde réel, avec les restaurants, les parkings… On s’est donc rapproché de différentes start-ups sur le marché et nous avons décidé de travailler avec KillBills car nous partageons une même vision sur la façon de faire. Ils agrègent les factures en se connectant aux caisses des restaurants, créant en quelque sorte une base de données. C’est cette base que l’on utilise. Un client paie avec sa carte Expensya et nous, en tant qu’éditeur, détectons ce paiement en temps réel. Une ligne apparaît sur l’application et le reçu est généré. C’en est fini du papier et de la course aux factures. »
En cela vous collez à la législation
K.J. : « Oui car, la législation rend non obligatoire, en 2023, le fait de donner un reçu. Cela va augmenter le taux de perte de factures pour les entreprises. On y répond en se connectant au restaurant pour les récupérer. Et si le prestataire n’est pas partenaire nous envoyons une notification au collaborateur pour lui rappeler de demander un reçu. »
Combien de prestataires partenaires avez-vous ?
K.J. : « Nous avons démarré il y a quelques mois et avons quelques centaines de prestataires. C’est encore nouveau, nous espérons en avoir plusieurs milliers. Nous commençons par les chaînes. »
Quels sont les prestataires que vous démarchez ?
K.J. : « Nous avons deux axes. Le premier concerne les restaurants et le second les parkings et péages. Pour ces derniers, c’est peu fragmenté, il y a beaucoup de volumes pour peu d’acteurs. »
Et dans le secteur du tourisme ?
K.J. : « Il y a encore du travail avec les hôtels indépendants. Nous avons déjà mis en place un système d’E-mail envoyé au départ du client. »
Combien coûte votre service ?
K.J. : « Quelques euros par utilisateur et par mois avec toutes les options incluses. Mais il faut voir Expensya comme une offre plus globale. Nous permettons de récupérer la TVA. Rien que cela représente deux fois le coût d’Expensya.
C’est un bénéfice immédiat en somme ?
K.J. : « Oui, de même qu’un système anti fraude. Et nous servons aussi d’archiveur.
Nous équipons 6 000 collaborateurs et traitons des millions de ligne de dépenses chaque mois. Nous avons fait économiser 2 millions d’heures de travail et, en frais kilométriques, on gère deux aller-retour sur Mars ! »