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Mice : les 5 clés pour réussir un événement dans un pays émergent


Publié le : 19.02.2015 I Dernière Mise à jour : 19.02.2015
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I Crédit photo L'organisation des conventions dans les pays émergents est en hausse chez American Express. ©DR

Le département Mice d'American Express donne des conseils pour qu'un événement soit réussi, dans une dizaine de pays émergents.  

Saskia Gentil, responsable du département Meetings & Events chez American Express France, liste les cinq éléments clés pour réussir un événement dans un pays émergent. Evoquant une hausse significative de la demande dans ces pays, elle détaille le nombre de destinations concernées : outre le Brésil, la Russie, l'Inde et la Chine (les Bric), il faut compter avec le Mexique, l'Indonésie, l'Afrique du Sud, la Corée et la Turquie.

La sécurité. Les organisateurs et les agences en charge des événements doivent actualiser leurs informations sur la sécurité dans ces pays. Saskia Gentil renvoie vers les sites officiels gouvernementaux, suivant la nationalité des participants : www.diplomatie.gouv.fr pour la France. Elle conseille d'inclure une clause de force majeure dans les contrats signés avec les entreprises pour pouvoir annuler l'opération sans pénalité, en cas de problème de sécurité, de grèves et de retards de transports. De même, l'agence doit s'assurer des procédures d'urgence pratiquées sur place par les hôtels, en cas de catastrophe naturelle, épidémie, grève ou instabilité politique.

La technologie. Même si la technologie en vigueur dans les pays émergents peut être identique aux pays développés, il est préférable de s'assurer que les supports sont compatibles et que les adaptateurs sont disponibles pour les ordinateurs et imprimantes. Ces vérifications sont à faire en amont, idéalement entre les techniciens de l'agence et ceux du pays hôte. De nombreuses sociétés se montrent très prudentes sur les sujets technologiques. A titre d'exemple, en prévision d'une réunion en Chine, une entreprise a fortement recommandé à ses collaborateurs de ne pas emporter leur ordinateur habituel, mais un ordinateur "vierge", sans informations personnelles.

Moyens de transport. Saskia Gentil conseille de réserver des billets modifiables car les horaires peuvent changer fréquemment, notamment en Chine. Si les participants de la convention réservent eux-mêmes leur transport, ils doivent en informer l'agence ou l'entreprise au moment de l'inscription, pour pouvoir être contactés à tout moment. En outre, lorsqu'un visa d'entrée dans le pays est nécessaire, il est déconseillé de demander un visa de tourisme, si le déplacement est professionnel. Le risque est d'être refoulé à l'arrivée.

La restauration. En amont de la réunion, il est indispensable de faire le point avec l'hôtel ou le centre de conventions sur le type de nourriture et de boissons qui seront servies. Dans certains pays, l'alcool coûte très cher, ou est interdit, notamment dans quelques régions en Inde. Les horaires de repas doivent être précisés, pour ne pas surprendre les participants dans leurs habitudes.

Le paiement. En fonction des pays, la facturation et le paiement peuvent être compliqués. Dans certaines destinations, la totalité des prestations doit être réglée avant l'arrivée. Globalement, les virements en dollar américain sont largement acceptés. En Chine, par exemple, le paiement sur place ou en liquide est accepté. A savoir : l'utilisation des cartes corporate internationales peut être limitée.

Catalina Cueto


 

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